Lysators medlemsmöte den 25:e oktober 2006 hölls i sal C3 i C-huset på universitetsområdet i Linköping. Mötet började kl 18:00 och fortsatte till cirka 20:55.
Närvarolista och tillika fastställd röstlängd finns i bilaga 1.
Numreringen av protokollpunkterna är enligt utskicket, med plats för inskjutande av extrapunkter om det skulle ha behövts.
Mötet öppnades kl 18:00 av förenings ordförande, Anna Vapen.
Mötet valde föreningens ordförande (Anna Vapen) till mötesordförande och föreningens sekreterare (Leif Stensson) till mötessekreterare.
Joel Arbring och Rikard Nordin valdes till justerare, tillika rösträknare.
Initialt 34 röstande medlemmar.
Dagordingen fastställdes utan ändringar.
Mötet befanns vara behörigt utlyst.
Ännu ej justerat.
Allehanda rapporter föredrogs muntligt. Inkomna skriftliga versioner återfinns i bilaga 2. De punkter som föredrogs var de annonserade punkterna:
a) ekonomi b) styrelse c) UNIX d) FOO e) ~ f) ~/lib g) FTP h) WWW i) LysKOM j) WebKOM k) NannyMUD l) SvenskMUD m) Runeberg n) uppLYSning o) Lystring p) Historieprojektet q) GARB r) Xenofarmoch de tillagda punkterna:
s) LysCVS t) LSVN u) LysSVN v) Lysitisk film
Föreningens ordförande rapporterade. Se bilaga 3.
Revisionsberättelsen var inte klar, bland annat på grund av krånglet med byte av kassör. Preliminärt revisionsmaterial redovisades dock av revisorerna (se bilaga 4).
Ärendet bordlades på grund av ofullständigt underlag.
Roll Valberedningens förslag ---------------------------------------------------------------------- Superroot Per O Jonsson (Med omklädd skrivbordsstol.) Webmaster ozamosi (-) Robin Sonefors Infomaster LadyFrost (Linnéa Björk Timm) LysKOM ceder (-) Per Cederqvist UppLYSning Kent Engström, fraudkampavdelningen Bug (Garb) Leif Stensson, Lysator History-projektet Kent Engström, Kjell-e ~/lib (biblioteket) David Högberg (spreetin) Projekt Runeberg Lars Aronsson (runeberg.org/nf) ~ (lokalansvarig) *Marjo151 Lystring utlys - (gör om, gör rätt) NannyMUD Mats Persson SvenskMUD *Linus Tolke, Lysator, Enea Epact FTP Peter Eriksson Lysator (tennis! tennis!) LysITisk film utlys - (gör rätt)
Not 1: namn tydligen hämtade från LysKOM.
Not 2: Leif Stensson tillkännagav sig endast beredd av vara redaktör för Garb i brist på annan frivillig, och sade uttryckligen sig troligen inte ha tid att jaga material, men var dock frivillig att redigera ihop eventuellt inkommet material till en Garb.
Utfallet av valet blev:
Superroot Per O Jonsson
Webmaster Robin Sonefors
Infomaster Linnéa Björk Timm ("ladyfrost")
LysKOM Per Cederqvist
UppLYSning Kent Engström
Bug (Garb) (vakant)
History-projektet Kent Engström, Kjell Enblom ("kjell-e")
~/lib (biblioteket) David Högberg (spreetin)
Projekt Runeberg Lars Aronsson (runeberg.org/nf)
~ (lokalansvarig) Martin Jonsson
Lystring Linnéa Björk Timm
NannyMUD Mats Persson
SvenskMUD Linus Tolke
FTP Peter Eriksson Lysator (tennis! tennis!)
LysITisk film Eje Svensson
WebKOM Peter Åstrand
Motionstexten finns i bilaga 5. Motionen avslogs med motivering att den var för oklar, att det inte heller behövs något mötesbeslut för att kunna genomföra en sådan kurs, och att det huvudsakliga problemet för den aktuella typen av verksamhet inte är att hitta idéer om saker man kan göra, utan att hitta frivilliga personer att genomföra idéerna. (Motiveringen ingick inte uttryckligen i det framröstade beslutet.)
Motionstexten finns i bilaga 6. Motionen avslogs med motivering att i synnerhet de sista två yrkandepunkterna var orimliga, och att motionen med bara de två första yrkandepunkterna vore meningslöst. (Motiveringen ingick inte uttryckligen i det framröstade beslutet.)
Två övriga frågor togs upp: (a) "privacy policy" för medlemsuppgifter, och (b) önskad lista över Lysator-projekt.
För "privacy policy" beslutades att det borde utredas mer i detalj, och David Högberg lagde följande förslag, och anmälde sig frivillig att genomföra det. Mötet beslutade enligt förslaget därför:
att Lysator utreder hanteringen av medlemsregistret utifrån svensk lag, speciellt personuppgiftslagen, att mötet beslutar att inte lämna ut personuppgift om medlem till tredje part, förutom i det fall då medlemmen uttryckligen godkänt detta, i enlighet med gällande svensk lag.
Mötet utsåg även Peter Bortas till kontaktansvarig gentemot FuF (Föreningen Unga Forskare) i detta ärende.
Angående lista över Lysator-projekt lades ett förslag att styrelsen skulle inventera befintliga Lysator-projekt, och detta förslag antogs, (utan angivande av något närmare detaljformulerat förslag).
Mötet avslutades cirka 20:55.
Närvarolista, tillika röstlängd, omfattande 34 personer.
Login-namn Namn Anmärkning kaprifol Anna Vapen ordförande leif Leif Stensson sekreterare simon Simon Elén kassör exostor Rikard Nordin kjell-e Kjell Enblom magfr Magnus Fromreide aronsson Lars Aronsson zino Peter Bortas olsson Andreas Olsson crono Ferdinand Hauck spreetin David Högberg arcolin Henrik Stenholm derfian Karl Mikaelsson larlin Lars Lindholm ae Adam Engström gick ca 19:30 matca Mats Carlberg matpe Mats Persson andersmk Anders Kamperin shoodot Linus Resman hojo Jonathan Liss marcus Marcus Comstedt ozamisi Robin Sonefors ladyfrost Linnéa Björk Timm osccar Oscar Carlsson gick ca 19:30 busk Johan Busk Eriksson serp Jakob Fries dentarg Patrik Ragnarsson hiwk Joel Arbring redin Magnus Redin poj Per O. Jonsson creideiki Karl-Johan Karlsson superroot eric Hans Eric Svensson marerk Marcus Eriksson ceder Per Cederqvist eje Eje Svensson kom ca 18:25 andli Andreas Lindkvist kom ca 18:25
Rapport från Projekt Runeberg:
Projekt Runeberg (runeberg.org) är ett Lysatorprojekt för att digitalisera och tillgängliggöra äldre nordisk litteratur, grundat i december 1992. Projektet har en webbserverdator i FOO-hallen, en redaktionsgrupp med eget möte i LysKOM, en e-postlista för medhjälpare och en del öronmärkta pengar i Lysators kassa. Projektet har bekostat några scanners som finns hemma hos medlemmar. Dessutom har projektet fått överblivna böcker och tidskrifter från olika bibliotek, varav en del har scannats, som hittills förvarats hemma hos medlemmarna. Webbplatsen har under det gångna verksamhetsåret (hösten 2005 och våren 2006) haft god tillgänglighet. Tidigare inscannade texter har korrekturlästs och materialet återanvänds bland annat i Wikipedia. Under hösten 2005 scannades flera nya verk och den 18 januari 2006 omfattade samlingarna 400.000 inscannade boksidor, motsvarande 20 hyllmeter. Under våren och sommaren 2006 har dock aktiviteten varit betydligt blygsammare. Av Linköpings stadsbibliotek har Projekt Runeberg fått en äldre bokscanner modell Minolta PS/3000, som förmodas vara trasig. Denna förvaras hittills i Lysators lokal tilde och inga försök att ta den i drift har gjorts. Under hösten 2006, som är det nya verksamhetsåret och därför går utanför den här statusrapporten, har Projekt Runeberg hyrt ett 14 kvadratmeter stort förråd som inretts med bokhyllor. Där förvaras de hittills inscannade böckerna och de bokdonationer som ännu inte har scannats. Bokscannern kommer också att flyttas till förrådet.
Föreningens ordförande lämnade följande rapport:
Verksamhetsberättelse Lysator 2005 - 2006 Under det gångna verksamhetsåret har följande hänt i Lysator: Medlemsrekrytering ------------------ Som vanligt hade vi besök av C:are, D:are och Y:are under nollevandringen. C-sektionen fick även extra sponsring från Lysator i utbyte mot att vi fick ha med lystorinformation i CQ:s utskick till alla nya c:are, samt att vi hade en annons i deras nolletidning och skickade representanter till olika nolleaktiviteter. Rekryteringen som avslutades med det sedvanliga infomötet och en tur till FOO-hallen för alla intresserade gick över förväntan och vi fick mellan 20 och 30 nya lysiter varav många från just C-sektionen. Lokalerna --------- I ~ har det tillkommit en ny microvågsugn, ett nytt bord och ett antal växter. Det har också gjorts ommöbleringar för att få plats med fler arbetsstationer och nya lysiter i lokalen. Det ökande antalet nya medlemmar per år gör att det ofta blir trångt i ~ på luncherna. I FOO-hallen har det också gjorts förändringar. Rootgruppen har ägnat sig åt mycket FOO-städning för att få mer ordning och kunna byta ut onödiga och platskrävande maskiner mot nya och bättre. Förfrågningar gjordes hos Akademiska hus för att hitta en större serverhall då det en kort period var osäkert om vi skulle kunna stanna i G-huset en längre tid. De lokaler som hittades passade inte våra ändamål och eftersom det inte var några problem med att stanna i FOO blev det inga ytterligare undersökningar. Planer fanns också på att inventera rydsförrådet, men då Stångåstaden verkade ha bytt lås lades detta på is tillsvidare. PR-prylar --------- Muggar med lysatortryck köptes in och blev populära både bland medlemmarna och som present till UppLYSare. Fler mugginköp planerades. Maskiner -------- I ~ finns nu PC:n Piggelin som till skillnad från de flesta av våra övriga maskiner inte är begagnad. Piggelin kan med fördel användas till grafikprojekt. Vad som är nytt i maskinväg i FOO kommer rootgruppen att berätta om under en egen punkt under höstmötet. Händelser --------- I ~ har det ordnats lysfika, nu i bemärkelsen sponsrade träffar ofta i anslutning till någon högtid som lucia, våffeldagen (som för lysiter infaller lite godtyckligt) och fettisdagen. Uppslutningen brukar vara mellan 20 och 30 personer och för den som vill träffa en root eller styrelsemedlem är detta givna tillfällen att dyka upp. Bland våra projekt finns nu även Lysitisk Film som har som huvudsyfte att filma uppLYSningar och annat som Lysator anordnar. Till sin hjälp har projektet en nyinköpt filmkamera. En ny datorhandbok i form av en wiki har ersatt den gamla inaktuella. Här är det lätt att hitta information om Lysators system och annat man behöver veta. Det fanns tankar på att även Lysators webbplats i stort skulle ersättas med en wiki eller CMS, men på detta område hände inget under verksamhetsåret 05-06 även om posten "Infomaster" infördes för att det skulle finnas en ansvarig för att strukturera upp Lysators webbplats.
Följande preliminära revisionskommentar lämnades av Magnus Redin:
Detta är inte en revision Revisorsgenomläsning av Lysators bokföring och verifikat genomförd 2006-10-23 för verifikat mellan 2005-08-03 tom 2006-05-03 Ordningen på verifikaten är god under den del av året som är bokförd men hela året är inte bokfört, alla fakturor är inte betalade i tid vilket ger dåligt rykte och dröjsemålsersättning om 320:- och en betalning på 2619:- har gjorts för en feladdreserad faktura. Vidare är inte handkasseförsäljningen tydligt redovisad. Jag har gett följande råd för försäljningen och dess kassa: Inventering av försäljningslager skall ske vid bokslut och kassörsbyten. Att lagret värderas till försäljningspriset för att förenkla bokföringen. Att det förs en tydlig lista på vad som är sålt när på en förgjord blankett med rader där vad som har sålts, när det såldes och med vilken betalning redovisas. När försäljningshandkassan töms skall summan i kassan jämföras med summan på försäljningsblanketten och försäljningsblanketten införas i bokföringen varefter alla pengarna i försäljningshandkassan insätts på postgirokontot eller överförs till handkassan. Försäljningshandkassan skall minst tömmas vid inventeringen och med fördel oftare än så för att minska mängden stöldbegärliga kontanter. Utöver försäljningshandkassan skall det finnas en mindre handkassa för ersättning för små utlägg. Faktura 155 a 135:- har inte betalats i tid, vi har fått en påminnelse Faktura 159 a 2619:- rör inte oss, vi måste kräva rätt part på ersättningen. Faktura 183 och 184 har inte betalats i tid, vi har fått en inkassoavgifter på 320:- Det återstår att titta på kontoutdrag från girokapitalkontot, efter den kontrollen bör det inte finnas utrymme för några större skumheter under de första 3/4 delarna av bokföringsåret. Verksamhetskritik: Medlemsregistret är inte i drift med webuppdatering osv. Förrådsutrymmet i Ryd är inte städat och används ej aktivt. 2006-10-23 Magnus Redin
Följande rapport lämnades av Magnus Redin och Magnus Fromreide:
Detta är ett försök till revision av verksamhetsåret 2005-2006. Om Magnus F är nöjd är den klar. Jag ser ingen anledning att hålla något i detta hemligt utan kommentera om det finns något att säga. evisionen har ej kunnat genomföras då verifikaten efter 2006-05-03 saknas vilket ej ger ett fullt år från bokföringsstart 2005-08-01. Vidare saknas en redovisning av handkassan, pryllager och försäljning samt kontoutdrag för girokapitalkontot i börja och slutet av perioden. Ordningen på verifikat som är införda är god under den del av året som är bokförd. Bland dessa hittades två felaktiga hanteringar av förenings tillgångar. Två hyresfakturor, verifikat 183 och 184 betalades inte i tid vilket ger dåligt rykte och dröjsemålsersättning om 320:- En betalning på 2619:- har gjorts för virusrensning av en PC, verifikat 159 har gjorts för en feladdreserad faktura som ej hör till lysators verksamhet. Vi har gett följande råd för prylförsäljningen och dess kassa: Inventering av försäljningslager skall ske vid bokslut och kassörsbyten. Att lagret värderas till försäljningspriset för att förenkla bokföringen. Att det förs en tydlig lista på vad som är sålt när på en förgjord blankett med rader där vad som har sålts, när det såldes och med vilken betalning redovisas. När försäljningshandkassan töms skall summan i kassan jämföras med summan på försäljningsblanketten och försäljningsblanketten införas i bokföringen varefter alla pengarna i försäljningshandkassan insätts på postgirokontot eller överförs till handkassan. Försäljningshandkassan skall minst tömmas vid inventeringen och med fördel oftare än så för att minska mängden stöldbegärliga kontanter. Utöver försäljningshandkassan skall det finnas en mindre handkassa för ersättning för små utlägg. Verksamhetskritik: Medlemsregistret är inte i drift med webuppdatering osv. Detta minskar föreningens inkomster genom uteblivna påminnelser om medlemsavgiftsinbetalning, försvårar föreningens verksamhet och gör att vi ej kan redovisa det vi har påtagot oss att redovisa till ungdomsstyrelsen genom vårat medlemskap i unga forskare. Förrådsutrymmet i Ryd är inte städat och används ej aktivt samtidigt som det finns behov av mer förrådsutrymmen. Att så inte har skett beror på att nycklarna har förkommit, det går att beställa ett nytt lås av Stångåstaden. Sponsringen av C sektionen skall enligt tidigare föreningsbeslut följas upp med hur många C-nollemedlemmar det har gett. Vi kan ej rekommendera styrelsen ansvarsfrihet men förväntar oss inte att styrelsen skall få några problem med att fullfölja bokföring osv. 2006-10-23 Magnus Redin och Magnus Fromreidesamt
Fyra dagar för sen revisorrapport för 2005-2006 Full revisionen har ej kunnat genomföras då bokföring av verifikaten efter 2006-05-03 saknas vilket ej ger ett fullt år från bokföringsstart 2005-08-01. Vidare saknas en redovisning av handkassan, pryllager och försäljning samt kontoutdrag för girokapitalkontot i börja och slutet av perioden. Ordningen på verifikat som är införda är god under den del av året som är bokförd. Bland dessa hittades två felaktiga hanteringar av förenings tillgångar. Två hyresfakturor, verifikat 183 och 184 betalades inte i tid vilket ger dåligt rykte och dröjsemålsersättning om 320:- En betalning på 2619:- har gjorts för virusrensning av en PC, verifikat 159 har gjorts för en feladdreserad faktura som ej hör till lysators verksamhet. Vi har gett följande råd för prylförsäljningen och dess kassa: Inventering av försäljningslager skall ske vid bokslut och kassörsbyten. Att lagret värderas till försäljningspriset för att förenkla bokföringen. Att det förs en tydlig lista på vad som är sålt när på en förgjord blankett med rader där vad som har sålts, när det såldes och med vilken betalning redovisas. När försäljningshandkassan töms skall summan i kassan jämföras med summan på försäljningsblanketten och försäljningsblanketten införas i bokföringen varefter alla pengarna i försäljningshandkassan insätts på postgirokontot eller överförs till handkassan. Försäljningshandkassan skall minst tömmas vid inventeringen och med fördel oftare än så för att minska mängden stöldbegärliga kontanter. Utöver försäljningshandkassan skall det finnas en mindre handkassa för ersättning för små utlägg. Verksamhetskritik: Medlemsregistret är inte i drift med webuppdatering osv. Detta minskar föreningens inkomster genom uteblivna påminnelser om medlemsavgiftsinbetalning, försvårar föreningens verksamhet och gör att vi ej kan redovisa det vi har påtagot oss att redovisa till ungdomsstyrelsen genom vårat medlemskap i unga forskare. Förrådsutrymmet i Ryd är inte städat och används ej aktivt samtidigt som det finns behov av mer förrådsutrymmen. Att så inte har skett beror på att nycklarna har förkommit, det går att beställa ett nytt lås av Stångåstaden. Sponsringen av C sektionen skall enligt tidigare föreningsbeslut följas upp med hur många C-nollemedlemmar det har gett. På protokollsidan (http://www.lysator.liu.se/protokoll/) finns det inga årsmötesprotokoll efter 2003/2004. Var finns protokollen för 2004/2005 och 2005/2006? Vidare saknas protokollet för det extra föreningsmötet i maj 2006. Vi kan ej rekommendera styrelsen ansvarsfrihet men förväntar oss inte att styrelsen skall få några problem med att fullfölja bokföring osv. 2006-10-23 Magnus Redin och Magnus Fromreide
(Not angående protokollet för extra föreningsmötet i maj 2006: det har funnits ett protokoll upplagt på webservern, men på grund av de återkommande webserverproblemen har det ofta inte varit allmänt åtkomligt.)
Under hösten har vi lyckats ganska bra med vår rekrytering av nya
medlemmar. Men man skulle troligen kunna lyckas ännu bättre med en
riktad satsning. Den satsningen skulle vara på att försöka erbjuda en
kurs i "hur man labbar datorsaker smartare" för nya studenter på Y, C,
D, och även andra program där man programmerar en hel del.
Just hur man labbar smartare, och använder saker som
versionshantering, är nånting som många studenter inte känner till.
Det finns lysiter som svurit över att folk som man labbat med i högre
årskurs inte har haft varken vett att använda eller erfarenhet av
versionshanteringsystem. Och de gånger man lyckats lära dem hur det
fungerat så har de ofta undrat varför de inte fick lära sig det
tidigare.
Genom att arrangera något ganska lättsamt, där man lär ut hur man
använder datorteknik på rätt sätt finns en möjlighet att visa vilka
givande utbyten man kan ha inom Lysator. Huvudsyftet bör vara att
lära ut saker som:
* Versionshantering
* Hantering av GPG-nycklar
* Hur man konfigurerar sin Emacs så man slipper irritera omgivningen
genom för mycket pipande.
* Hur man stänger av allt vad hörbara pip heter i sin xterm
* Hur man använder ssh för att logga in på system
Medan man visar att Lysator har massa trevligt folk, och erbjuder
exempelvis bra versionshanteringstjänster.
Om det hela ska bli bra krävs det en hel del planering, och kanske en
del övertalande av exempelvis utbildningsnämnder för att få sälja sin
idé. Det hela bör trycka på att genom att vara systematisk från början
så slipper man göra om, och har mer tid över för andra
studierelaterade aktiviteter än att labba. Varför labba en andra gång
då du redan labbat en, eftersom du gjorde fel?
Därför yrkar vi:
* att Mötet väljer en projektledare för projekt Lysvälkommnande
* att Mötet uppdrar åt styrelsen och projektledaren att utreda vilka
budgetramar som kan behöva fastställas i nästa budget.
Per Jonsson, poj Albert Holm, albert
Det är viktigt att veta vad de olika projekten gör och hur de
utvecklas för lysators historieskrivning, samt inte minst för att
föreningens verksamhetsberättelse ska ha någon substans. Dessutom
underlättas revideringen av Lysators verksamhet om revisorerna slipper
jaga den informationen.
Lysator upplåter idag systemresurser till projekt som i mer eller
mindre utsträckning startats eller driftats av Lysators medlemmar. Jag
anser att detta är positivt och något som Lysator ska uppmuntra.
Idag utgår inte någon form av ersättning till Lysator, medlemmar
driver själva de projekt som det finns intresse av att driva. Lysator
står för inköp av utrustning till sin gemensamma infrastruktur och för
den hårdvara som de interna projekten kräver. Fristående projekt som
får systemresurser från Lysator (till exempel SOF och Blaskan) står
för sin egen hårdvara. Så bör det fortsätta vara. Däremot bör Lysator
kräva att projekten regelbundet rapporterar vad som händer till
Lysator.
Lysator har ytterst ansvaret för de maskiner och de projekt som
Lysator använder och fristående projekt ställer på Lysators nät. Genom
det nuvarande systemet med lysroot kan Lysators rötter kontrollera
till exempel om kända säkerhetshål är utnyttningsbara på alla de
maskiner som Lysator har ansvar för. Samtidigt kan man inte kräva att
lysators rötter ska sätta sig in i alla de projekt som
finns. Projekten måste visa att de är aktiva för att det ska vara värt
att lägga några resurser i form av rötter, system eller nät på dem.
Lysator har under många år startat många projekt och avvecklat en del
av dessa när de ansvariga slutade, när det inte längre fanns behov av
projektet eller för att ingen längre var intresserad av det. Det är
dock i dagsläget svårt att veta vilka projekt som fortfarande är
aktiva då endast ett en del projekt rapporterar sin verksamhet till
medlemsmötet.
På medlemsmötet rapporterar en del projekt sin status. Bland de goda
exemplen de senaste åren finns Projekt Runeberg som oftast lämnat en
muntlig rapport både på mötet och via LysKOM-inlägg. Det anses dock
fullt tillräckligt att redovisa sin status via e-post eller som inlägg
i KOM om någon projektansvarig eller ersättare inte vill eller kan
delta på medlemsmötet. Att regelbundet rapportera sin verksamhet till
Lysator uppmuntras som något positivt,samtidigt gör det att man inte
glömmer att rapportera inför ett möte.
Med anledning av ovanstående yrkar jag:
* att Lysator även i fortsättningen upplåter system- och nätresurser
till Lysators medlemmars aktiva projekt och projekt som styrelsen
och rootgruppen anser lämpliga.
* att projekt ska rapportera sin status på medlemsmötet eller
skriftligt till styrelsen.
* att projekt som inte lämnar en rapport till medlemsmötet till två på
varandra följande möten inte ska anses som aktiva.
* att projekt som inte är aktiva fråntas sina nät- och systemresurser.
/Albert